Implementasi Cloud Storage (Google Drive) sebagai Solusi Penyimpanan Arsip untuk Mengatasi Sistem Manual Berbasis Flashdisk di PT XYZ

Abstrak

Pengelolaan arsip yang efektif merupakan hal penting dalam mendukung kelancaran operasional organisasi. Namun, pada Unit Dokumen PT XYZ proses pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual menggunakan flashdisk sehingga menimbulkan berbagai kendala seperti lambatnya pemindahan file, tingginya risiko kehilangan data, keterbatasan akses dokumen secara bersamaan, serta munculnya banyak versi file yang membingungkan. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan tersebut melalui implementasi cloud storage menggunakan Google Drive sebagai sistem penyimpanan arsip digital. Metode pelaksanaan meliputi observasi alur kerja, identifikasi permasalahan, perancangan struktur penyimpanan cloud, implementasi bertahap, sosialisasi kepada pegawai, serta evaluasi efektivitas sebelum dan sesudah penerapan. Hasil implementasi menunjukkan peningkatan signifikan dalam efisiensi kerja, kecepatan akses, konsistensi file, dan kemudahan kolaborasi. Pegawai dapat mengakses dokumen secara real-time tanpa perlu memindahkan file secara manual. Dari sisi keamanan, Google Drive memberikan perlindungan lebih baik melalui sistem backup otomatis dan sinkronisasi data. Evaluasi juga menunjukkan perubahan perilaku kerja pegawai menuju sistem yang lebih digital dan adaptif terhadap teknologi. Secara keseluruhan, penerapan cloud storage terbukti efektif menggantikan sistem manual berbasis flashdisk dan dapat direkomendasikan sebagai solusi untuk pengelolaan arsip pada instansi lain yang menghadapi permasalahan serupa.