Optimalisasi Tata Kelola dan Pengendalian Digitalisasi Dokumen Pada Departemen Document Control Center (DCC) PT XYZ

Abstrak

Departemen Document Control Center (DCC) PT XYZ merupakan pusat pengelolaan dan pengendalian dokumen perusahaan secara terpusat, mencakup dokumen internal dan eksternal sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen mutu. Saat ini, tata kelola dokumen masih didominasi oleh penyimpanan fisik, sehingga menimbulkan kendala terkait efisiensi, ketelusuran, kehilangan, dan risiko kerusakan dokumen. Kegiatan ini bertujuan untuk mengoptimalkan tata kelola dokumentasi memalui penerapan pengendalian dokumen dan digitalisasi arsip. Metode yang dilakukan meliputi observasi secara langsung, identifikasi alur dokumen, evaluasi kesenjangan prosedur, serta implementasi penyimpanan softfile pada proses registrasi. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa digitalisasi pada tahap registrasi mampu meningkatkan dalam pencarian dokumen, serta memperkuat pengendalian dokumen. Meskipun sistem digital belum sepenuhnya terintegrasi, langkah ini menjadi dasar penting dalam mendorong transformasi menuju manajemen dokumen yang lebih efektif, aman, dan sesuai standar Good Document Practice (GDP).